管理规则编号:8030-01

相关政策系列编号:8030

标题:公共记录请求

目的 
描述公众成员索取公共记录的程序 从林本顿社区学院毕业，以及管理公众释放的规则 记录信息.

声明
查阅和复制公共记录应当在正常营业时间内进行 在记录所在的办公室或学院指定的其他设施. 学院档案不得为公共记录而离开学院场所 信息披露. 学院可以直接监督检查或复印学院 记录，可列出由请求人或应请求人的要求检查或复制的记录; 并且可以同时为学院自己的目的复制被检查或 由请求人复制或应请求人的要求复制. 学院可能会提供一份 以记录代替原记录，保护原记录. 学院可能会提供 为了删除豁免材料而代替原始记录的编辑副本.

 要求提供资料的类别
公共记录要求有两种类型:

  1. 非正式的请求
    对公共记录的非正式请求是由请求者口头提交的请求 当事人要求记录是偶然的，容易获得或可复制的，可忽略不计 成本，并且通常可供一般公众分发.

  2. 正式的请求
    所有公共记录要求必须以书面形式提交，并将被批准或拒绝 根据俄勒冈州公共记录法. 学院应确认收到 提出请求或在收到请求后五个工作日内完成请求. 确认必须包括学院是否是请求的保管人 记录(年代).

    要求提供信息的任何一方都应充分配合学院的识别工作 请求的原因. ，以确定是否请求 公共记录免于披露，有资格获得费用减免，或 如果文件符合“公共利益测试”(ORS 192).324(5))请求方 必须完全披露他们请求的预期目的吗.

    每项要求必须合理地描述所寻求的记录. 这意味着a 请求必须足够具体，以允许熟悉的大学工作人员 对标的物要在合理的时间内进行定位记录.
  1. 请求方应支付不可退还的25美元保证金， 在向学院提交他们的公共记录申请时. 存款必须 伴随 要求公开记录 form.  提交申请表并将押金寄至:林本顿社区学院， 商务办公室，太平洋大道6500号. SW, Albany, OR 97321.

  2. 根据ORS 192.324(4)(c)，学院应向请求方提供 书面估计，如果公开记录请求预计将超过25美元.00. 请求方收到预估后，应通知学院是否接受预估 希望学院继续公开这些记录. 后提供 请求方作为接收条件必须支付的费用的书面估计 记录，大学 五月 要求书面确认请求方希望学院继续进行 让公众可以获得记录. 学院 五月 要求请求方在学院落成前支付费用 其资源用于准备、复制和发布请求的非豁免 公共记录.

  3. 学院要求请求方向学院支付 超出合理费用余额25美元的押金不予退还 对公开记录的谴责. (i.e.，将提供公共记录 致请求方 只有 在向学院全额付款后，并且 之前 公布/披露有关纪录.)这些合理费用应包括，但包括 不限于(ORS 192).324 (4)(b)): actual personnel costs; reproduction costs; delivery expenses; preparation and release of a condensed version of significant facts that 不得免除披露和律师费(如有)，以便进行审查; 编辑或将公共记录分为豁免记录和非豁免记录

  4. Per ORS 192.329(4)(b)如果请求者未能在60天内作出回应，则学院 将关闭请求.

    请求方应按以下规定的费率收费:
  1. 如果公共记录请求只需要少量的工作人员时间(少于30小时) 分钟)，其中包括:搜索、定位、检索、复制、传送、 总结、编译、裁剪、准备和发布精简版本 否则不能豁免披露的重要事实(ORS 192).355); 除非要求复印的份数超过10份，否则复印是免费的 页面.

  2.  记录只需要象征性的工作时间(少于30分钟)，但是 复印数超过10页的，按实际人员费用收费 time, including fringe benefits, plus: copying/delivering charges; charges for summarizing, compiling tailoring; and preparation and release of a condensed version of significant 否则不能免于披露的事实(ORS 192).355)和律师的 审查、编辑或分离公共记录的费用，如果有的话 非豁免记录. 复印费用为0元.每件10美分 黑白页面.

  3. 需要超过象征性工作时间(30分钟或以上)的记录; 将向请求方提供工作人员时间的实际费用，包括 fringe benefits, plus: copying/delivery charges; charges for summarizing, compiling tailoring; and charges for the preparation and release of a condensed version of significant 否则不能免于披露的事实(ORS 192).355). 抄袭的指控 税率为0美元.每张黑白纸10美元. 人员成本 应以四分之一小时为基础计算，四舍五入 学院工作人员和/或学院律师. 律师费(如有)应受到限制 考虑到学院律师在审查公共记录上花费的时间成本， 从公共记录中编辑材料或将公共记录分离成 豁免和非豁免记录.
      1. 如果提供副本的决定是由 学院必须符合ORS 192中规定的公众最佳利益.324(5).

      2. 即使档案保管人不收取查询时间费用，学院也可以收取 定位响应请求的任何记录，或者即使定位到的记录是 随后被决定免于披露的.

学院将尽快满足公开记录的要求 没有不合理的延误. 在确认请求后的10个工作日内 或收到任何必要的费用支付，学院将完成其回应 ，或提供一份书面声明，说明他们仍在处理 请求，并注明提供答复的合理估计日期. 虽然学院应尽一切努力在此时限内对请求作出回应， 请求不得影响学院的运作，也不得干扰正常的教学 履行保管人的职责. 

收养日期:2011年6月30日
DATE(S) OF REVISION(S): 05/07/15; 12/6/18; 12/01/22; 06/08/23
DATE OF LAST REVIEW: 05/07/15; 12/6/18; 12/01/22; 06/08/23